Hankintojen yhteydessä puhutaan usein luontevasta hankintakokonaisuudesta, mutta mitä tällä oikeastaan tarkoitetaan?
Lyhykäisyydessään vastaus kuuluisi näin: jos hankinnan osat muodostavat toiminnallisen ja taloudellisen kokonaisuuden, puhutaan luontevasta hankintakokonaisuudesta.
Hankintayksikön tulee siis arvioida hankinnan kokonaisuutta ja yhdistää siihen liittyvät osat yhdeksi hankintakokonaisuudeksi. Samaan kokonaisuuteen kuuluvia osia ei siis tule pilkkoa erillisiksi hankinnoiksi, jos ne luontevasti kuuluvat yhteen. Kilpailutusprosessia ohjaa se, millaisesta hankintakokonaisuudesta on kyse.
Puhuttaessa luontevasta hankintakokonaisuudesta tarkoitetaan myös ajallisesti toisiinsa liittyviä hankintoja. Hankintoja ei saa keinotekoisesti pilkkoa kilpailutuksen välttämiseksi. Pilkkomista on esimerkiksi se, jos tehdään sopimus toistuvasta palveluhankinnasta vuodeksi kerrallaan tai kilpailutetaan useampi samaan palveluun liittyvä kohde omina hankintoinaan.
Hankinta voidaan kuitenkin jakaa osiin, kunhan kunkin osan hankinta toteutetaan hankintalain mukaisin menettelyin. Laaja hankinta voidaan jakaa osiin ja kilpailuttaa osiin jaettu hankinta yhdellä kilpailutuksella. Tämä mahdollistaa tehokkaan hankintalain mukaisen kilpailutuksen. Toisaalta laajan kokonaisuuden osiin jakaminen myös mahdollistaa taloudellisen ja teknisen riskin jakamisen sekä kilpailuolosuhteiden huomioimisen. Erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset voivat olla halukkaampia tarjoamaan vaikkapa vain yhtä osa-aluetta mieluummin kuin laajaa kokonaisuutta.
Kilpailuttamalla yhteen liittyvät tarvikkeet yhdessä hankintayksikkö voi saada taloudellisesti edullisempia tarjouksia ja paremmin yhteensopivia tuotteita sekä yksinkertaistaa hankintaprosessia.
Avataan asiaa muutaman esimerkin kautta.
Oletetaan, että hankintayksikkö (eli esimerkiksi Tornion kaupunki) suunnittelee hankkivansa kouluille koulu- ja askartelutarvikkeita eli papereita, vihkoja, kyniä ym. Kaikki nämä tarvikkeet liittyvät yhteen ja muodostavat yhdessä toiminnallisen kokonaisuuden, jota tarvitaan koulutyössä. Hankintayksikön tulee siis käsitellä tätä hankintaa yhtenä kokonaisuutena. Kilpailuttamalla kaikki tarvikkeet yhdessä hankintayksikkö voi saada taloudellisesti edullisempia tarjouksia ja paremmin yhteensopivia tuotteita sekä yksinkertaistaa hankintaprosessia.
Jos kaupunki päättäisi hankkia esimerkiksi kynät erillään muista koulutarvikkeista ja kilpailuttaisi nämä eri hankintakokonaisuutena, se saattaisi johtaa hankintojen keinotekoiseen erotteluun. Tämä voisi heikentää kilpailua ja tarjousten vertailtavuutta, koska toimittajat eivät välttämättä voi tarjota kokonaisratkaisuja ja synergiaetuja menetettäisiin.
Otetaanpa vielä esimerkki palveluhankinnasta.
Kaupungilla tulee tarve hankkia kunnossapitopalvelua erilaisille liikuntapaikoille. Liikuntapaikkoja on eripuolilla kaupunkia, osaa käytetään talvella ja osaa kesällä. On yleisurheilukenttää ja jääkiekkokaukaloa. Liikuntapaikkojen katsotaan muodostavan yhden toiminnallisen kokonaisuuden, sillä ne samantyyppisen toimintansa vuoksi liittyvät tiiviisti toisiinsa. Tämän vuoksi nämä palvelut tulee kilpailuttaa yhtenä kokonaisuutena. Jokainen liikuntapaikka voidaan laittaa omana osanaan kokonaisuuden kilpailutukseen, jolloin mahdollistetaan pienempienkin toimijoiden osallistuminen kilpailutukseen.
Samaa luontevan hankintakokonaisuuden periaatetta tulee noudattaa kaikissa julkisen organisaation hankinnoissa. Mikäli hankittavilla asioilla on toiminnallinen ja taloudellinen yhteys toisiinsa, tulee niitä tarkastella aina kokonaisuutena. Näin mahdollistamme kilpailukykyiset hankinnat, jotka ovat tehokkaita, mahdollistavat tarjousten tasapuolisen vertailun ja parantavat hankinnan kokonaistaloudellisuutta.